Kariyer DanışmanlığıKurumsal DanışmanlıkOnline Danışmanlık

Toplantılar Zaman Kaybı Mı? Verimli Toplantı Yapmanın Kuralları Nelerdir?

Atlas Çözüm

Toplantı, iş dünyasının önemli argümanlarından biridir. Çoğu şirkete göre önemli olan toplantılar verimin daha çok artmasını sağlamak için yapılmaktadır. Verimin artmasının yanında, iş planı ve şirketin hedeflerini yerine getirmek için de toplantılar yapılmaktadır. Ancak toplantılar ne kadar verimli olduğu konusu hep tartışma oluşturmuştur. Yazımızın da başlığında görüldüğü üzere toplantılar gerçekten bir zaman kaybı mıdır?

Günümüzde çoğu şirket toplantılara ciddi şekilde önem vermektedir. Günlük, haftalık ve aylık toplantılar düzenleyen işletmeler her şeyin daha iyi olmasını ister. Ancak bu toplantılar zaman kaybına da yol açabilir. Eğer toplantı bir sonuca varmak için işe yaramazsa hiçbir anlam ifade etmez. Kısacası toplantı sonrasında istenilen sonuç elde edilmelidir. Bununla ilgili söylenmiş çok güzel bir söz vardır; “İnsanlar toplanır ve bir iş üzerinde tartışır. Uygulamaya geçme konusunda sıkıntı yaşar. Yani toplantı sözde kalmış olur.”

Toplantı yaptığınız zaman sonuç masa da kalmamalıdır. En uygun şekilde uygulamaya geçilmelidir. Uygulanmayan toplantı hiçbir şeyi ifade etmez. İşveren için toplantı önemliyken, işçi toplantıları zaman kaybı olarak görmektedir. Özellikle de gereksiz yapılan toplantılar iş düzenini aksatmaktadır. Olayın neresinden bakarsanız bakın bir sonuca bağlamak oldukça zordur. Yani toplantının yararlı ve zararlı olduğunun tartışması sürekli devam edecektir. Toplantılarla ilgili artık klişe hale gelmiş birkaç söz ile olayı özetleyelim.

  • Bir toplantı çok sayıda insanın bir araya geldiği, bazılarının gerçekte düşünmediklerini söyledikleri, bazılarının gerçekte yaptıklarını söylemedikleri bir düzenlemedir. (Güngör Uras)
  • Çoğu şirkette neredeyse herkes toplantı organize edebiliyor. Sonu: Gelişigüzel ve yüksek maliyetli toplantılar. (Tahsin Birgen)
  • Her toplantının, o işletmenin yönetim tarzı ve ilkeleriyle kaynaşmış kendine özgü bir dünyası vardır. (Anonim)
  • Toplantı yorucu bir iştir. Bir toplantıdan çıkarak bir başkasına girenin kafasını toparlaması, verimli fikirler geliştirebilmek, sağlıklı kararlar alabilmesi mümkün değildir. (Anonim)
  • Bir toplantı yarım saatten fazla devam ediyorsa ise, toplantıya katılanların hiçbirinin ön hazırlığı yok demektir. Toplantıda her iştirakçi beyin jimnastiği yapacak, her iştirakçi aklına geleni söyleyecek demektir. (Anonim)

Toplantı Nedir?

Toplantı, birden fazla kişinin bir araya gelerek bir mesele üzerinde tartışması, konuşması ve bir karara bağlamasıdır. Kişilerin bir amaç uğruna bir araya toplanmasıdır. Ülkemizde toplantı kültürü oldukça yaygındır. Bu yazıda sadece iş toplantısın ele alıyoruz. Ancak geniş bir perspektiften baktığımızda toplantı hayatımızın her alanında var. Site toplantısı, arkadaş toplantısı, öğrenci toplantısı gibi bunu çoğaltabilmek mümkün.

Toplantılar elbette sürekli zaman kaybı yaşatacak değil. Olumlu ya da olumsuz fark etmeksizin bir sonuca bağlanan toplantılar başarılı sayılabilmektedir. Önemli olan masadan bir kararın çıkmasıdır.

İş dünyasının içinde toplantı için ayrı bir departman oluşturan yöneticiler bile bulunur. Hatta bu hizmeti sağlayan çoğu girişimciyi de görebiliriz. İş dünyası toplantı konusuna farklı açıdan bakmaktadır. İş sahipleri toplantıları sıradan görmezler. Toplantılar insanları bir arada tutan ve ikili ilişkileri kuvvetlendiren bir bağ olarak da düşünülmektedir. Ancak günümüz toplantı anlayışı artık çok değişti. Geleneksel toplantı yerini online toplantıya bıraktı. Peki online toplantı nedir?

Yeni Düzen Online Toplantı

Günümüzde geleneksel toplantı da tarihe karışıyor. Klasik olarak insanların bir arada bulunduğu toplantılar yerini online mecraya bırakıyor. Artık toplantılar online sistemler üzerinden yapılmaya başlıyor. Özellikle de pandemi döneminde online toplantı daha çok revaçta olmaya başladı. Yeni düzende insanların alışkanlıkları dijital mecraya göre şekillendi. İşte bunlardan biri de online toplantı.

İnsanların internet ortamında online şekilde bir araya gelerek gerçekleştirdikleri buluşma ya da görüşmeye online toplantı denir. Geleneksel toplantıdan en büyük farkı bireyler uzaktan erişim sağlar. Yani insanlar online sistemler üzerinde bir araya gelmektedir. Her kişi uzaktan sisteme dahi olarak toplantıya katılır. Buradaki sistem geleneksel yöntemle benzerlik taşır. Amacı bir arada buluşarak toplantı yapabilmektir.

Online toplantı için gerekli ekipmanlar ise; internet, bilgisayar veya akıllı cihazlar. Nerede olursanız olun toplantıyı gerçekleştirebilirsiniz. Ancak toplantı için sessiz ortamın olması önemlidir. Hem işverene hem de diğer bireylere karşı saygılı olduğunuzu gösterir. Online toplantı sistemi sadece ülkemizde değil dünya genelinde de insanlar arasında kabul görmektedir. İş toplantısı dışında da insanlar belli bir amaç için online şekilde bir araya gelmektedir.

Toplantı Bir Kayıp Mıdır?

Bir önceki başlıklarımızda toplantı ve online toplantı konularına değindik. Yazının başında ise toplantının kayıp olup olmadığı konusunda girizgah yaptık. Şimdi gelin biraz daha detaylı şekilde bakalım.

Çalışanlara göre toplantılar iş verimini olumsuz yönde etkiliyor. Zamanında başlamayan ya da bir türlü sonu gelmeyen toplantılardan çalışan artık sıkılıyor. Yapılan toplantıların ardı arkası kesilmiyor. Ve en kötüsü de toplantıların bir sonuca bağlanamaması. Tüm bunlar bir araya geldiğinde zaman kaybı ortaya çıkıyor.

Çalışanlar toplantı yüzünden asıl işlerine vakit ayıramıyor. Toplantı işçilerin tüm düzenini değiştiriyor. Bu yüzden verimli olmayan toplantının zaman kaybı olduğunu düşünüyor. Peki verimli toplantı nasıl yapılır?

7 Kuralda Verimli Toplantı

Toplantı bir kayıp ya da zaman kaybı gibi gözükebilir. Ancak şimdi sizlerle paylaşacağımız 7 kuralla toplantıyı daha verimli hale getirebilirsiniz. Olmazsa olmaz bu 7 kuralla birlikte toplantılar artık daha iyi geçebilir. Alacağınız kararlar hem sizi hem çalışanlarınızı mutlu edecektir. Öyleyse başlayalım.

  1. Toplantı saati önceden belirlenmeli ve personele haber verilmeli: Acil durumlar yaşanmadığı sürece toplantı yapacağınız saat sabit olmalıdır. Günlük, haftalık ya da aylık toplantılar belli bir düzende yapılmalıdır. Ve bu program diğer çalışanlarla paylaşılmalıdır. Ani yapılacak toplantılar istisna tutularak düzen sağlanması önemlidir.
  2. Toplantının konusu önceden belirlenmeli: Toplantıyı yapacağınız gün veya saatten önce konuyu saptamalısınız. Konu son dakika hazırlanmamalıdır. Konunun ön hazırlığı yapılmalıdır. Bu sayede daha verimli toplantı sağlanmış olacaktır.
  3. Toplantının detaylı bilgileri paylaşılmalı: Toplantı ile ilgili gerekli bilgilendirme yapılmalıdır. Personele toplantının neden yapılacağı söylenmelidir. Bilgi vererek çalışanları da toplantıya hazırlamış olursunuz.
  4. Toplantıya zamanında başlamak: Ne olursa olsun toplantıya zamanında başlayın. Zaman gecikmesi yaşamayın. Toplantının geç başlaması yapılacak tüm işlerin de aksaması demektir. Geç başladığı zaman toplantı geç biteceği anlamına gelmektedir. Bu da işlerin sarkmasına ya da personelin geç çıkmasına neden olacaktır. Bu gibi durumlar olumsuz yansır.
  5. Toplantı süresini kısa tutmak: Toplantıların en büyük problemi de uzun olması. İş dünyasında genellikle bitmek tükenmek bilmeyen toplantılar olur. Toplantı uzar uzar bir türlü sonuca varılamaz. İşte bu yüzden toplantılar olabildiğince kısa olmalıdır. Gereksiz açıklamalar yapılmamalıdır. Personel sıkılmadan yeteri vakitte toplantı tamamlanmalıdır. Ortalama 1 saat gibi bir sürede toplantı tamamlanmalıdır.
  6. Toplantılar belli bir sayı ile yapılmalı: Genel bir iş toplantısı olmadığı sürece kişi sayısı az tutulmalıdır. Toplantı için onlarca kişi bir araya gelmemelidir. Kişi sayısı toplantının verimini doğrudan etkiler. Fazla kişi sayısı toplantıyı bitirmez bir hale getirir. Gerekli kişilerin toplantı da bulunması yeterlidir.
  7. Toplantı bir karara bağlanmalıdır: Toplantı bitiminde masadan bir sonuç çıkmalıdır. Toplantının tamamlanmasıyla kesin bir bildirge yapılmalıdır. En büyük sorun toplantı bittiğinde hiçbir şey olmamış gibi dağılmaktır. Bunun yaşanmaması için toplantı iyi şekilde noktalanmalıdır. Boş bir toplantı mesajı verilmemelidir.

Freelance Yazar Burak Konakçı

Daha Fazla Göster

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu